Administração do Tempo
A administração do tempo pode ser definida de forma simples, como um plano
de utilização e controle do mesmo, da maneira mais eficiente e eficaz possível.
Essa administração varia de pessoa para pessoa, de rotina para rotina. Um único
sistema não pode ser adequado para todos. Ele precisa ser solto e flexível, de
forma a ajustar-se a situações em constante mudança. A administração do tempo
deve ser uma abordagem harmoniosa, abrangente e não uma mescla de idéias
estanques, táticas e truques. Ela deve abranger e incluir todos os aspectos de
seu trabalho e em todos os momentos, ao longo das constantes alterações e
atualizações, levando em conta a situação que se apresenta.
O tempo é algo limitado, transitório e efêmero, e por isso mesmo, difícil
de ser controlado. De modo quase inevitável, você irá perceber que atualmente
dispõe de bem pouco tempo, contudo, amanhã, ele será suficiente. No dia
seguinte é que percebemos que o tempo parece tão escasso quanto no dia
anterior. Se você puder identificar e eliminar as atividades que geram
desperdício de tempo, vai encontrar um modo de controlar o seu próprio tempo.
Ele é difícil de ser utilizado de maneira eficiente e efetiva. Pode-se ganhar
mais tempo delegando tarefas. Isso talvez seja bom para você, mas não significa
que o será para quem executará a tarefa! A implementação de um plano de
administração do tempo não se faz de modo fácil. Isso é inevitável. As formas
mais práticas de analisar suas cargas de trabalho como organizar-se, delegar
tarefas etc., são difíceis por si mesmas, especialmente se você não deu a
máxima atenção a essas atividades, antes.
Um plano de administração para ganhar tempo traz vários benefícios,
entre os quais podemos mencionar um controle maior, um aumento da produtividade
e o aumento do tempo livre. Podemos atingir objetivos mais claros, tarefas
planejadas, levando-se em conta as prioridades e os cuidados, a utilização de agendas
de papel e on-line, listas etc. irão ajudá-lo a saber exatamente o que está
fazendo, quando, por quê, como e por quanto tempo. Em conseqüência, você tem o
tempo sob controle, em vez de ele exercer controle sobre você. Você é quem
manda, ditando o que deve acontecer e quando.
É útil saber em que consiste o plano da administração do tempo, embora
cada pessoa tenha sua maneira de tratar o assunto, e que varia de acordo com as
circunstâncias que envolvem cada um. De forma característica, a apresentação do
sistema envolve alguns estágios, como analisar sua carga de trabalho, tornar-se
organizado, delegar tarefas com sucesso, como lidar com material impresso, como
conduzir reuniões ou conversas, como controlar atividades que geram desperdício
de tempo e principalmente como aproveitar ao máximo o tempo livre. Destacaremos
cada um separadamente.
Para tornar-se organizado, é sensato dar prioridade às suas tarefas de
acordo com a importância e a urgência das mesmas. Talvez você queira utilizar
um sistema diário que registre as atividades planejadas, incluindo os próximos dias,
semanas e meses. Você também pode fazer registros mediante os quais possa
acompanhar e controlar seu progresso.
Saber delegar tarefas tem um papel de grande destaque na administração
do tempo, afinal de contas, outras pessoas podem ser capazes de realizar uma
série de tarefas tão bem quanto você, senão melhor, economizando, assim um tempo
precioso. É preciso compreender isso adequadamente — observando tanto vantagens
quanto desvantagens. Sempre que possível você deve encaminhar certas atividades
a outras pessoas, se e quando isso for necessário. Talvez seja necessário
superar alguns problemas particulares para garantir que as tarefas sejam
finalizadas de forma adequada e dentro do cronograma.
Para controlar o desperdício de tempo há várias atividades sobre as
quais você precisa estar ciente e as quais deve saber enfrentar. Você deve ser
capaz de lidar com interrupções, tanto de pessoas que vêm até você quanto de
chamadas telefônicas. Você pode, às vezes, ser requisitado para resolver
problemas de outros — faça isso da forma mais rápida e eficiente possível.
Muitos desses fatores de desperdício de tempo podem ser controlados
simplesmente sendo positivo — uma qualidade essencial que você precisa adquirir
à medida que o processo evolui.
Para aproveitar ao máximo o tempo livre se ou quando seu plano de
administração de tempo obtiver sucesso, talvez você descubra que conseguiu
algum tempo livre, em geral no início ou no final do dia. Pense em como
utilizar esse tempo para o seu benefício. Também é importante que você aprenda
a relaxar e desfrutar o seu tempo de lazer. Tendo trabalhado com afinco e de
forma correta, você merece descanso e precisa recuperar as energias, de forma a
estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele cem por cento.
Se um plano for desenvolvido, isso exigirá uma mudança total quanto às
atitudes do indivíduo. Os objetivos devem ser definidos pela primeira vez,
reavaliadas as tarefas e escalas de tempo, modificadas as práticas de trabalho
— tudo com base na administração do tempo. Economizar e aproveitar o tempo ao
máximo tem de se tornar uma prioridade. Para isso, será necessário cultivar
novos hábitos. Um plano não pode ser aplicado genericamente a todas as
ocasiões, mas deve ser reformulado continuadamente. Os maus hábitos tendem a
reaparecer depois de algum tempo, e com maior freqüência do que se imagina.
Passa-se a confiar mais na memória do que nas agendas ou listas de controle,
uma quantidade de papéis é deixada para ser vista no dia seguinte e, novamente,
as pausas para o café estendem-se. Hábitos novos — e um plano de tempo — devem
ser desenvolvidos e mantidos.
Às vezes, as cargas de trabalho de uma pessoa parecem tão pesadas, diversificadas
e intermináveis que, reestruturá-las dentro de uma administração do tempo,
parece uma tarefa impossível. A agenda está sempre lotada; ninguém pode
realizar o trabalho de forma correta, ninguém dá conta de toda a papelada,
ninguém consegue participar de tantas reuniões e assim por diante. O
desenvolvimento de um plano adequado irá, sem dúvida, melhorar a situação. Após
ter analisado seu volume de trabalho, de um modo amplo e minucioso, você pode
começar a atuar no sentido de organizar-se. A fim de fazer isso de maneira
adequada, é preciso priorizar as tarefas que você estará executando pessoalmente,
e pensar na possibilidade de utilizar um plano diário. Neste ponto, é útil
colocar suas atividades por prioridades. As que forem muito urgentes e muito
importantes ao mesmo tempo devem ser executadas em primeiro lugar, já as tarefas
que forem muito importantes, mas não urgentes, vêm em segundo lugar. As
atividades que são importantes, mas são muito urgentes, delegue ou talvez você
as realize em terceiro lugar e por fim, as tarefas não são importantes e nem
urgentes, e ficam por último ou elimine-as.
Falando em relacionamentos, é preciso pensar com cuidado sobre o tempo
que passa conversando, rindo, comendo e bebendo. Calcule quanto do seu tempo
você despende no relacionamento. Nessas ocasiões, é preciso manter-se
disciplinado e concentrado na administração do tempo, de forma a obedecer aos
prazos que você se impôs. Certifique-se de ter regularidade e freqüência nos
intervalos estabelecidos. Eles fazem com que você recupere suas energias,
permitindo-lhe retornar às tarefas com a cabeça mais fria e com idéias claras.
Saber dizer não na hora certa e da maneira correta é primordial, mais
especificamente para problemas triviais, e quando você estiver ocupado demais
com assuntos urgentes e/ou importantes para poder falar com seu assistente, amigo,
companheiro ou o que for. Também é correto contrabalançar. Se sua porta estiver
sempre fechada e você sempre disser “Não”, todas as pessoas vão parar de
procurá-lo e você poderá perder informações importantíssimas e ver-se excluído
dos relacionamentos e da equipe/grupo. Portanto, seja acessível em horários
importantes e responda a chamadas telefônicas conforme prometido.
Liberte-se do trabalho enquanto estiver em casa, dedique-se a hobbies.
Certifique-se de que você se alimenta de modo correto, da mesma maneira,
certifique-se de que você está dormindo o suficiente. Não vá se deitar tarde da
noite. Assim poderá acordar cansado pela manhã. Descubra seu período de sono
ideal por tentativa e erro e mantenha-se fiel a ele. O trabalho é importante e a
forma como você administra seu tempo terá um impacto considerável sobre ele,
bem como sobre você. Apesar disso, deve haver um equilíbrio entre sua vida
profissional e sua vida particular. Se você se empenhar mais em aproveitar seu
tempo livre, irá sentir-se mais feliz e menos tenso, retornando ao trabalho com
uma atitude positiva que proporcionará um trabalho mais eficiente e proveitoso,
utilizando seu tempo com o melhor de suas capacidades.
